【FCトラブル回避】説明した事実と内容を記録する必要はあるか？どのように記録すべきか？

質問

説明した事実と内容を記録する必要はありますか。その場合、どのように記録すべきですか。また、加盟希望者の署名・捺印は必須ですか。

回答

トラブルを回避するためには、説明した事実と内容をきちんと記録しておくことが重要となりますが、説明した内容すべてを記録するというのは非現実的です。実務的には、最低でも次の２点は必ず記録するようにしてください。

①　資料を渡した日（法定開示書面、社内資料など）

②　重要な説明をした日時とその内容

契約書や法定開示書面といった重要な資料については、きちんと説明するだけでなく、冷静に判断させるための「時間」を与えたかが重要になります。契約書・法定開示書面の熟慮期間としては１～２週間あることが望ましいでしょう。

記録方法として、説明項目・配布資料を一覧表にして、項目ごと・資料ごとに加盟希望者の確認をとり、日付と署名を書かせる本部もあります。一覧表にすることで説明の漏れを防止できますし、項目に沿って説明することで進捗管理にも役立ちます。

加盟希望者の署名・捺印があるほうが望ましいですが、どうしても貰えない場合には、議事録を作成してＦＡＸ・メールするなどして、記録を双方に残すようにします。

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